Sameiginlegur staður fyrir skjöl og gögn

Öll skjöl sem fara inn á vefsíðuna þína eru sett inn í möppu í skjalasafni vefsíðunnar sem er staðsett hjá hýsingaraðilanum rétt eins og vefsíðan sjálf. Þannig lenda allar myndir, allar PDF skrár, Word skjöl og myndbönd sem þú setur inn á vefsíðuna í geymslu á netþjóninum sem hýsir vefsíðuna. Í gegnum Drupal er hægt að skipuleggja möppuna sem geymir þessi gögn og flokka niður í fleiri möppur. T.d. möppu sem geymir myndir, aðra sem geymir PDF skjöl.

Aðgengilegt skráarsafn

Með aðgangsstýringarkerfinu sem fylgir öllum Drupal síðum er hægt að setja upp skráarsafn sem eingöngu er ætlað ákveðnum aðilum. Þannig geta allir sem til þess hafa heimild sótt eða vistað skjöl á netþjóninum og geymt þar til notkunar fyrir aðra. Hægt er að búa til möppur fyrir PDF skjöl, fyrir fundargerðir, fyrir myndir, fyrir ársreikninga og öll skjöl og öll gögn sem skipta fyrirtækið þitt eða félagið þitt máli. Gögn sem margir hafa sameiginlegan aðgang að. Með þessum hætti er hægt að slá tvær flugur í einu höggi og setja upp vefsíðu og skjalasafn fyrir félagið eða fyrirtækið.

Regluleg afritun mikilvægra gagna

Auk þess að heimila aðgang að gögnunum gegnum aðgangsstýringarkerfið getur skjalavistunarkerfið verið mikilvæg leið til þess að geyma og viðhalda mikilvægum gögnum fyrir starfsemina. Með þessari uppsetningu fyrir sameiginleg skjöl er tryggt að skjölin eru afrituð reglulega um leið og vefsíðan er afrituð, sem er einu sinni á sólahring. Skjalavistun er þannig ekki aðeins til þæginda fyrir fyrirtækið eða félagið heldur er það einnig trygging fyrir því að skjöl eru reglulega uppfærð.

Allt á sama stað

Þegar fyrirtæki og félög starfa til margra ára safnast gjarna upp töluvert magn af skjölum og upplýsingum. Jafnvel fyrir lítil fyrirtæki og lítil félög. Ein leið til að koma þessum gögnum fyrir á einum varanlegum stað þar er að vista þau á netþjóninum sem skjalasafn. Með þessum hætti hafa þeir sem þurfa á gögnunum að halda fullan og óhindraðan aðgang að þeim auk þess sem gögnin eru komin í trygga geymslu. Allt er á sínum stað þegar nýtt fólk þarf að komast að gögnunum.

Hefur þú þörf fyrir sameiginlegan stað þar sem mikilvæg skjöl og gögn eru vistuð og eingöngu ákveðnir starfsmenn eða félagsmenn hafa aðgang að? Góð leið til að leysa þennan vanda er að setja upp geymslupláss á netþjóninum þar sem eingöngu þeir sem til þess hafa heimild geta vistað og sótt gögnin. Þægileg aðferð þegar margir eru að vinna með gögnin hvort sem um er að ræða, texta, myndir, hljóð eða vídeó.  Einnig er upplagt að nota skjalasafnið til þess að setja upp svæði fyrir algeng eyðublöð og form.

  • Góð leið til að halda utanum mikið safn skjala
  • Góð leið til að flokka skjöl
  • Örugg leið til að veita aðgang að viðkvæmum skjölum eftir ákveðnum reglum
  • Einföld vistun og afritun mikilvægra gagna
  • Þægileg leið til að styrkja upplýsingavægi innri vefs
  • Ákjósanleg leið til þess að byggja upp miðlægan aðgang að gögnum
  • Auðveldar aðgang þeirra sem til þess hafa heimild að gögnum
  • Tryggir reglulega afritun af gögnum og skjölum
  • Auðveld leið til að flokka göng og geyma
  • Auðveldar aðgang að sameiginlegum eyðublöðum
  • Með því að tvinna skjalavistun saman við aðgangsstýringarkerfið er margt mögulegt
  • Flýtir fyrir vinnu og eykur afköst með því að gera gagnasafnið aðgengilegt