Láttu félagana viðhalda félagatalinu

Ef þú ert í forsvari fyrir félag eða félagasamtök ættir þú að skoða hvernig félagatalið og félagaskráin virkar með notandakerfinu og aðgangsstýringarkerfinu frá Drupal. Með því a gera notanda- og aðgangsstýringarkerfið að þungamiðju félagtalsins ertu í raun að færa uppfærslu félagatalsins til félagana sjálfra. Ekki þarf lengur að taka á mót símtölum, tölvupósti eða öðrum skilaboðum þegar félagi breytir um síma, heimilisfang eða netfang, hann gerir það sjálfur.

Upplýsingar í félagatali

Þegar þú setur upp félagatalið í byrjun getur þú ákveðið hvaða upplýsingar notandinn, félaginn, á að skrá. Flestir vilja hafa upplýsingar um nafn, síma, heimili, netfang og starfsheiti. Það er hins vegar lítið mál að bæta við upplýsingarnar sem félagsmaður verður að skrá inn, eða má skrifa inn, þegar hann skráir sig í fyrsta skipti. T.d. getur verið eðlilegt í fagfélagi að biðja um menntun, skóla, útskriftarár, starfsréttindi og margt fleira sem tilheyrir félaginu. Allt upplýsingar sem síðar er auðvelt að uppfæra af einstaklingum sjálfum.

Gerið félagana virka

Til þess að gera félagatalið enn athyglisverðar má tvinna aðgang hvers og eins saman við margt annað sem gerir vefsíðuna áhugaverða fyrir félagsmenn. T.d. getur hver og einn haft sína gestabók þar sem hann skiptist á upplýsingum við aðra félagsmenn, hægt er að heimila hverjum og einum að setja inn mynd af sér, taka þátt í spjallþráðum sem eingöngu eru ætlaðir félagsmönnum o.s.frv. Möguleikarnir til að nýta vefsíðuna sem samskiptatæki eru nánast óendanlegir í Drupal.  Þegar félagskráin er samtengd við aðgangsstýringarkerfið er í rauninni búið að búa til innri vef.  Innri vef sem félagsmenn sjá þegar þeir eru innskráðir. Vefsíðu sem er aðeins fyrir félagsmenn.

Með því að tvinna saman notendur, aðgangsstýringarkerfið og félagatalið er hægt að spara umtalsverða vinnu auk þess sem félagatalið endurspeglar alltaf réttar upplýsingar. Sérhver félagsmaður sér sjálfur um sínar upplýsingar. Þegar hann skráir sig inn gegnum aðgangsstýringarkerfið á hann alltaf möguleika á að fara í sína skráningu og gera leiðréttingar. Það er því ekki við neinn að sakast ef upplýsingarnar um hann eru ekki réttar í félagaskránni. Sérhver félagsmaður sér sjálfur um að viðhalda réttum upplýsingum.

  • Vefsíðan heldur utanum félagskránna og allar upplýsingar um félaga
  • Auðvelt að tengja við fréttabréf og póstlista
  • Færir ábyrgð á uppfærslu upplýsinga til félaganna sjálfra
  • Auðvelt að færa skránna úr gagnagrunni yfir í Excel eða aðra gagnagrunna
  • Félagsmenn geta haft sín eigin svæði með víðtækum upplýsingum
  • Vefsíðan verður þungamiðja starfseminnar
  • Auðveldar samskipti og styttir boðleiðir innan félagsins
  • Áhugaveð leið til að skrá sögu félagsins gegnum fréttir og atburðadagatal
  • Auðveldara að halda utanum félagskrá
  • Uppfærsla upplýsinga á ábyrgð félagsmanna sjálfra
  • Auðvelt að hafa lokuð svæði um málefni sem eingöngu snúa að félaginu
  • Minnkar vinnuálag á þá sem sjá um félagið svo um munar
  • Auðvelt að uppfæra allar upplýsingar um félagið og hafa þær réttar fyrir félagsmenn
  • Áhugaverð til að auka og viðhalda gagnsæi í félaginu gagnvart félagsmönnum